Pengaturan Fitur Absensi

Apakah Anda pernah merasa kesulitan dalam mencatat dan merekap absensi staf secara manual? Jika pernah, kini tak perlu khawatir lagi, karena Kasir Pintar memberikan solusi tepat untuk Anda melalui fitur absensi. Artikel ini akan membahas bagaimana fitur ini dapat membantu Anda, sebagai owner, untuk mengelola kehadiran staf dengan lebih mudah.

Apa saja yang perlu dilakukan ketika akan menggunakan fitur absensi?

1. Aktivasi Plugin StaffPlus
   Saat Anda mengaktifkan Plugin StaffPlus, terdapat dua opsi yang dapat Anda pilih, yaitu :
   Anda dapat mencoba fitur absensi yang ada di dalam Plugin StaffPlus secara gratis selama 7 hari atau Anda dapat langsung berlangganan fitur absensi yang ada di dalam Plugin StaffPlus dengan membayar biaya berlangganan yang telah ditetapkan.
   
   
2. Membuat dan Mengatur Jadwal Kerja Staf
   Anda memiliki fleksibilitas untuk membuat dan mengatur jadwal kerja staf Anda dengan mudah.
   
   
3. Mengatur Hak Akses terkait Fitur Absensi (Opsional)
   Pengaturan hak akses absensi berfungsi sebagai pengingat untuk staf agar tetap konsisten dalam melakukan absensi dan memastikan bahwa proses absensi dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah Anda tentukan.
   
   

Berikut merupakan panduan untuk melakukan pengaturan fitur absensi :

1. Aktivasi Plugin StaffPlus

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan yaitu trial atau langganan Plugin StaffPlus, karena fitur absensi merupakan salah satu fitur yang ada di dalam Plugin StaffPlus. Berikut panduan aktivasi plugin StaffPlus di website atau back office Kasir Pintar :

1. Login ke website / back office Kasir Pintar dengan memasukkan email dan password yang telah Anda daftarkan atau Anda juga dapat login menggunakan akun google yang Anda miliki
   
   
   
   
2. Setelah berhasil login, pilih menu Pengaturan dan lanjutkan dengan memilih Plugin pada sidebar
   
   
   
3. Terdapat dua opsi pada card Plugin StaffPlus, yaitu :
   
   
   • Coba 7 Hari (Trial)
     Pilihan ini digunakan jika Anda ingin mencoba fitur absensi secara gratis selama 7 hari.
   • Berlangganan
     Pilihan ini digunakan saat Anda ingin berlangganan fitur absensi secara berkala dengan membayar biaya berlangganan yang telah ditetapkan.
     
     
4. Pastikan Anda membaca dan memahami ketentuan terkait fitur dari Plugin StaffPlus, kemudian centang kotak konfirmasi yang tersedia jika Anda menyetujuinya. Setelah itu, klik tombol “Coba 7 Hari” atau “Berlangganan” sesuai dengan pilihan yang telah Anda tentukan sebelumnya.
   Sebagai contoh, di sini Karis akan memilih trial Plugin StaffPlus untuk mengeksplor fitur absensi
   
   
   
5. Aktivasi trial Plugin StaffPlus telah berhasil dilakukan. Silakan klik tombol Ikuti Tutorial Absensi untuk mendapatkan panduan singkat fitur absensi
   
   
   

2. Buat Daftar Jadwal

Langkah selanjutnya, buatlah daftar jadwal kerja yang akan diberikan kepada staf. Berikut adalah cara untuk melakukannya :

1. Login ke website atau back office Kasir Pintar
2. Buka menu Pengaturan -> Manajemen Staff -> Absensi Staff yang terletak pada sidebar
   
   
   
3. Klik tab “Daftar Jadwal” untuk mengelola jadwal kerja staf Anda
   
   
   
4. Untuk menambahkan data jadwal, klik tombol Tambah Jadwal
   
   
   
5. Masukkan jadwal sesuai dengan kebijakan perusahaan atau aturan yang telah ditetapkan
   
   
   • Nama Jadwal
     Tentukan nama jadwal sesuai dengan jenis shift atau waktu kerja, misalnya shift pagi, shift malam, part time, dan sebagainya.
     
     
   • Jam Kerja
     Tentukan jam masuk dan jam pulang untuk staf Anda agar dapat mengatur waktu kerja sesuai dengan kebijakan perusahaan atau aturan yang telah ditetapkan. Ikuti langkah-langkah berikut ini agar dapat mengatur jam kerja dengan mudah :
     -Klik kolom Jam masuk atau Jam Pulang
     -Klik jam dan menit yang akan Anda atur, yang ditandai dengan tanda bulatan hijau pada gambar di bawah ini
     
     
     -Setelah itu, akan muncul opsi jam dan menit seperti yang terlihat pada gambar berikut. Silakan pilih jam dan menit yang ingin Anda atur pada jadwal tersebut.
     
     
     
     • Jam Masuk
       Tentukan waktu ketika staf harus hadir di tempat kerja atau melakukan absen masuk.
       Catatan :
       • Jika Anda mengaktifkan hak akses “Sesuai Jadwal” pada akun staf, maka staf hanya dapat melakukan absensi masuk sesuai dengan jadwal yang telah Anda tentukan atau 30 menit sebelum jadwal masuk. Untuk informasi lebih lanjut mengenai pengaturan hak akses fitur absensi, silakan klik di sini.
         
       • Jika Anda tidak mengaktifkan hak akses “Sesuai Jadwal” pada akun staf, maka staf tersebut bisa melakukan absensi masuk kapan saja.
         
         
     • Jam Keluar / Jam Pulang
       Tentukan waktu ketika staf dapat meninggalkan tempat kerja atau melakukan absen pulang.
       
       
   • Info Total Jam Kerja
     Informasi ini dapat mempermudah Anda untuk melihat total jam kerja yang telah Anda atur tanpa perlu melakukan perhitungan secara manual
     
     
     
6. Klik tombol Simpan untuk menyimpan jadwal yang telah Anda tambahkan
   
   
   
7. Jadwal yang ditambahkan telah berhasil disimpan. Silakan ulangi langkah-langkah tersebut hingga Anda telah menambahkan jadwal kerja yang berlaku
   
   
   
8. Jadwal yang telah ditambahkan akan tampil pada tabel “Daftar Jadwal”.
   Pada halaman ini, Anda dapat menambah, mengubah, atau menghapus jadwal kerja sesuai dengan kebutuhan
   
   
   
   

3. Atur Jadwal Kerja Staff

Setelah menambahkan jadwal, Anda dapat mengatur jadwal kerja untuk setiap staf dengan mudah. Pengaturan jadwal dilakukan untuk memberikan batasan waktu absen masuk dan absen pulang kepada staf Anda. Berikut merupakan panduan untuk mengatur jadwal kerja staf :

1. Login ke website atau back office Kasir Pintar
2. Buka menu Pengaturan -> Manajemen Staff -> Absensi Staff yang terletak pada sidebar
   
   
   
3. Klik tab Jadwal Per Staff untuk mengatur jadwal kerja pada masing-masing staf
   
   
   
4. Pilih staf dan klik tombol Atur untuk mengatur jadwal kerja pada staf tersebut
   
   
   
5. Pilih hari yang ingin dijadwalkan, lalu atur jadwal kerja staf pada hari tersebut
   
   
   
6. Tentukan jadwal kerja staf pada hari tersebut. Perlu diketahui bahwa Anda hanya dapat mengatur satu jadwal untuk satu hari kerja.
   Setelah berhasil mengatur jadwal kerja staf pada hari tersebut, klik tombol Simpan.
   -Contoh : Setiap hari Senin, staf Carissa Vidya akan bekerja pada shift pagi, dimulai dari jam 08.00 pagi hingga pukul 15.00 sore
   
   
   
7. Pengaturan jadwal kerja staf pada hari tersebut telah berhasil disimpan. Silahkan ulangi langkah-langkah tersebut hingga Anda telah mengatur semua jadwal kerja staf
   
   
   
8. Berikut adalah contoh tampilan jadwal kerja staf yang sudah diatur. Silakan beritahukan kepada staf terkait mengenai jadwal kerja yang telah Anda tentukan atau staf dapat melihatnya sendiri di aplikasi Kasir Pintar Pro atau Kasir Pintar POS pada menu Absensi dengan mengklik opsi “Lihat Jadwal Masuk”
   
   
   
   

4. Atur Hak Akses Fitur Absensi

Pada fitur absensi, terdapat dua hak akses yang dapat membantu untuk mengatur staf dalam melakukan absensi, yaitu :

• Wajib Absensi
  Jika hak akses ini aktif, staf akan selalu diminta untuk melakukan absensi sebelum melakukan transaksi, sehingga mereka tidak perlu khawatir lupa absen.
  
  
• Sesuai Jadwal
  Jika hak akses ini aktif, maka staf hanya dapat melakukan absensi masuk sesuai dengan jadwal yang telah Anda tentukan atau 30 menit sebelum jadwal masuk. Diluar jadwal yang telah ditentukan, staf tidak diperbolehkan melakukan absen (Absen akan gagal dilakukan).
  
  

Cara Mengaktifkan Hak Akses Fitur Absensi

Pengaturan hak akses ini bersifat opsional (boleh diaktifkan atau boleh tidak), Anda dapat menggunakannya sesuai kebutuhan. Jika Anda ingin mengaktifkan hak akses fitur absensi melalui website atau back office Kasir Pintar, berikut langkah-langkahnya :

1. Buka menu Pengaturan -> Manajemen Staff -> Data Staff yang terletak pada sidebar
   
   
   
2. Pilih staff yang akan diberi hak akses, lalu klik tombol Hak Akses
   
   
   
3. Pilih kategori hak akses Transaksi, yang di dalamnya memuat hak akses “Wajib Absensi” dan “Sesuai Jadwal”
   • Klik kotak Wajib Absensi hingga tercentang
   • Klik kotak Sesuai Jadwal hingga tercentang
   • Setelah itu, klik tombol Perbarui untuk menyimpan hak akses yang telah ditambahkan pada akun staf tersebut
     
     
     
4. Hak akses Wajib Absensi dan Sesuai Jadwal telah berhasil ditambahkan pada akun staf terkait
   
   
   
5. Berikut adalah efek dari dua hak akses fitur absensi di aplikasi Kasir Pintar Pro dan Kasir Pintar POS :
   
   • Hak Akses “Wajib Absensi”
     Setelah diaktifkan, staf akan selalu diminta untuk melakukan absensi sebelum transaksi, sehingga mereka tidak perlu khawatir lupa absen
     
     
     
   • Hak Akses “Sesuai Jadwal”
     Setelah diaktifkan, staf yang tidak absen sesuai jadwal akan menerima pop up “Absensi gagal” seperti contoh berikut. Oleh karena itu, staf harus melakukan absen sesuai jadwal yang telah ditentukan oleh owner atau 30 menit sebelum jadwal masuk.
     
     
     

Setelah Anda mengikuti panduan tersebut, kini staf dapat melakukan absensi melalui aplikasi Kasir Pintar sesuai jadwal yang telah diatur. Berikut merupakan panduan menggunakan fitur absensi untuk staf :
Cara Melakukan Absensi di Aplikasi Kasir Pintar

Selamat Mencoba!

Video Tutorial

Artikel Terkait

• Cara Melakukan Absensi di Aplikasi Kasir Pintar
• Laporan Absensi Staf