Cara Menggunakan AI Invoicing Pembelian

Fitur AI Invoicing Pembelian membantu Anda mengubah invoice pembelian dari supplier menjadi Draft Pembelian secara otomatis menggunakan teknologi AI.

Cukup unggah invoice dari supplier, lalu AI akan mengekstrak data barang dan membuat draft pembelian secara otomatis. Setelah itu, Anda hanya perlu melakukan review sebelum menyimpannya. Draft tersebut dapat dilanjutkan menjadi transaksi pembelian kapan pun diperlukan.

Ketentuan Fitur

• Berlangganan Plugin Bisnis (tidak dalam masa trial).
• Memiliki kuota Pintar Token yang cukup.
  Pintar Token adalah kredit yang digunakan untuk menjalankan fitur AI di Kasir Pintar.
• Mapping data barang mendukung tipe barang Default, Multisatuan, Add On, Paket,
  dan belum mendukung tipe barang IMEI, Varian, dan Jasa.

Cara Menggunakan Fitur AI Invoicing Pembelian

1. Login ke Back Office Kasir Pintar Versi 2 menggunakan akun Anda.
   
   
   
2. Pilih menu Tools, lalu klik AI Invoicing Pembelian pada sidebar.
   
   
   
3. Anda akan diarahkan ke halaman “Pintar AI Invoicing Pembelian”.
   
   
   
4. Sebelum menggunakan fitur ini, klaim Pintar Token terlebih dahulu. Klik Klaim Gratis untuk mengklaim token.
   
   
   
5. Pada pop up pemberitahuan yang muncul, klik Klaim untuk mengonfirmasi proses klaim Pintar Token.
   
   
   
6. Setelah berhasil diklaim, Pintar Token akan langsung tersedia dan siap digunakan untuk menjalankan fitur AI Invoicing Pembelian.
   
   
   
7. Selanjutnya, pilih mode ekstraksi yang akan digunakan sesuai kebutuhan:
   • Kode Barang: AI akan melakukan ekstraksi dan mencocokkan data berdasarkan kode barang.
   • Nama Barang: AI akan melakukan ekstraksi dan mencocokkan data berdasarkan nama barang.
     
     
     
8. Setelah itu, klik ikon upload file atau seret dan lepaskan (drag & drop) file invoice ke area upload yang tersedia.
   Ketentuan Upload Invoice:
   • Pastikan invoice memiliki tulisan yang jelas dan berformat PDF / Image (JPG / PNG).
   • Mendukung invoice satu halaman (single page) maupun lebih dari satu halaman (multi page).
   
   
   
9. Setelah invoice berhasil diunggah, klik tombol Upload Invoice Baru.
   
   
   
10. AI akan mulai membaca dan mengekstrak data dari invoice pembelian. Setelah proses ekstraksi selesai, Anda akan diarahkan ke halaman Review & Mapping.
    Pada halaman ini, Anda dapat mengatur:
    • Tanggal Invoice
    Anda dapat menggunakan tanggal yang tercantum pada invoice supplier atau menyesuaikannya dengan tanggal yang ingin digunakan untuk pencatatan Draft Pembelian.
    • Nama Supplier
    Pilih supplier yang sesuai dengan invoice atau supplier yang ingin dicatat pada Draft Pembelian.
    
    
    
11. Periksa hasil ekstraksi AI dan pastikan setiap barang sudah sesuai dengan data barang yang tersimpan di database toko Anda.
    
    
    
12. Kolom “Mapping Database” digunakan untuk mencocokkan barang yang terdeteksi dari invoice dengan barang yang sudah tersedia di database toko. Pastikan seluruh barang sudah memiliki hasil mapping yang sesuai sebelum disimpan sebagai Draft Pembelian.
    Jika terdapat barang yang belum sesuai, Anda dapat memperbaiki hasil mapping dengan:
    • Memilih barang yang sesuai dari hasil Top Match, atau
    • Mencari dan mengetik nama barang yang sesuai pada kolom Mapping Database.
    
    
    
13. Setelah seluruh data dan mapping sudah sesuai, pilih salah satu opsi berikut:
    
    
    
    • Simpan sebagai Draft
      Pilih opsi ini untuk menyimpan hasil ekstraksi dan mapping sebagai Draft Pembelian.
      Draft akan otomatis tersimpan dan tersinkron ke aplikasi Kasir Pintar Pro, Kasir Pintar Dashboard, dan Kasir Pintar POS yang Anda gunakan. Draft dapat dibuka kembali dan dilanjutkan menjadi transaksi pembelian saat diperlukan. Setelah disimpan, status data akan berubah menjadi “Draft Pembelian”.
      
      
    • Atur Nanti
      Pilih opsi ini jika belum ingin menyelesaikan proses review. Hasil ekstraksi dan mapping akan tetap tersimpan sehingga dapat ditinjau dan diedit kembali di lain waktu. Status data akan berubah menjadi “Perlu Review”.
      
      
    • Batalkan
      Pilih opsi ini jika ingin membatalkan hasil ekstraksi dan mapping. Status data akan berubah menjadi “Dibatalkan”.
      
      
14. Jika memilih Simpan sebagai Draft, Anda dapat membuka kembali Draft Pembelian di aplikasi Kasir Pintar untuk meninjau atau mengubah data sebelum melanjutkannya menjadi transaksi pembelian.
    
    
    
15. Untuk melihat kembali hasil yang telah disimpan, klik ikon mata di samping data yang ingin dilihat.
    
    
    
16. Pada halaman “Detail Hasil Ekstraksi”, Anda dapat melihat detail hasil ekstraksi atau mengunduh kembali file invoice pembelian jika diperlukan.
    
    
    
17. Draft pembelian yang disimpan akan otomatis masuk ke fitur Draft Pembelian di aplikasi Kasir Pintar Pro, Kasir Pintar POS, dan Kasir Pintar Dashboard.
    Draft pembelian yang dibuat melalui fitur AI Invoicing akan otomatis diberi nama “PembelianAI-x” sebagai nama default agar lebih mudah dikenali. Berikut adalah contoh Draft Pembelian yang tersimpan di aplikasi Kasir Pintar.
    
    
    Anda dapat membuka kembali draft, mengedit, membagikan, mencetak, atau melanjutkannya menjadi transaksi pembelian saat diperlukan.
    
    
    Untuk informasi lebih lanjut, lihat panduan Cara Mengakses Draft Pembelian di aplikasi Kasir Pintar berikut:
    • Cara Mengakses Draft Pembelian (Kasir Pintar Pro)
    • Cara Mengakses Draft Pembelian (Kasir Pintar POS (iOS))
    • Cara Mengakses Draft Pembelian (Kasir Pintar POS (Desktop))
    • Cara Mengakses Draft Pembelian (Kasir Pintar Dashboard (iOS))
    • Cara Mengakses Draft Pembelian (Kasir Pintar Dashboard (Desktop))

Dengan menggunakan fitur AI Invoicing, proses pembuatan draft pembelian dan pencatatan transaksi pembelian menjadi lebih cepat, praktis, dan hemat waktu.

Cara Melihat Riwayat Penggunaan Pintar Token

Setiap kali Anda mengekstrak invoice menggunakan AI, sistem akan mengurangi kuota Pintar Token pada akun Anda.
Untuk melihat riwayat token yang diperoleh maupun digunakan, ikuti langkah berikut:

1. Klik jumlah Pintar Token pada halaman utama, lalu klik Lihat Pemakaian.
   
   
   
2. Pada halaman Riwayat Ekstraksi, tersedia dua tab:
   
   
   • Diperoleh: Menampilkan riwayat Pintar Token yang Anda peroleh, beserta informasi Data Perolehan, Tanggal Diterima, Tanggal Kedaluwarsa, dan Jumlah Token Diperoleh.
     
     
     
   • Digunakan: Menampilkan riwayat penggunaan Pintar Token untuk proses ekstraksi invoice AI, beserta informasi Data Terpakai, Tanggal Terpakai, dan Token Terpakai.
     

Kini Anda dapat mengubah invoice pembelian menjadi Draft Pembelian secara otomatis menggunakan fitur AI Invoicing Pembelian. Proses pencatatan menjadi lebih cepat, praktis, dan membantu mengurangi kesalahan input data.

FAQs

• Kapan token AI akan terpotong?
  Token AI akan terpotong ketika Anda memulai proses ekstraksi dan permintaan berhasil dikirim ke layanan AI.
  
  
• Apa yang terjadi jika kuota token AI saya habis?
  Jika kuota token habis atau tidak mencukupi, proses ekstraksi tidak dapat dilakukan.
  Anda dapat menunggu hingga kuota token diperbarui setelah pembayaran tagihan (billing) untuk periode berikutnya berhasil diproses.
  
  
• Data apa saja yang dapat diekstrak oleh AI dari invoice pembelian?
  AI akan mengekstrak data barang yang terdapat pada invoice pembelian, meliputi:
  Nama barang atau Kode barang, Jumlah pembelian, Harga barang, Subtotal, dan Total.
  Data tersebut akan digunakan untuk membuat Draft Pembelian secara otomatis.
  
  
• Data apa saja yang belum dapat diekstrak oleh AI?
  Saat ini AI belum dapat mengekstrak data berikut: Supplier, Pajak, Diskon, dan Biaya lainnya.
  Jika diperlukan, Anda dapat menambahkan data tersebut secara manual pada halaman Draft Pembelian melalui aplikasi Kasir Pintar Pro, Kasir Pintar POS, atau Kasir Pintar Dashboard.
  
  
• Mengapa saya perlu memeriksa hasil mapping sebelum menyimpannya sebagai Draft Pembelian?
  Hasil mapping akan digunakan sebagai data barang yang tersimpan pada Draft Pembelian. Jika terdapat hasil mapping yang kurang tepat dan tidak Anda perbaiki, data barang pada draft akan mengikuti hasil mapping tersebut, bukan data yang tercantum pada invoice.
  Misalnya, jika pada invoice tertulis “Permen Yupi”, tetapi hasil mapping terbaca sebagai barang “Yupiko”, maka yang akan tersimpan pada Draft Pembelian adalah “Yupiko” hingga Anda memperbaikinya.
  
  
• Bagaimana jika ada barang yang gagal dimapping atau hasil mapping AI tidak sesuai?
  Jika hasil mapping AI tidak sesuai atau barang gagal dimapping, Anda dapat memperbaikinya secara manual pada halaman “Review & Mapping”.
  
  • Cara 1: Pilih barang dari Top Match
    Pilih barang yang sesuai dari daftar Top Match.
  • Cara 2: Cari barang secara manual
    Jika barang yang sesuai tidak tersedia di Top Match, cari dan ketik nama barang pada kolom “Mapping Database”.
    Jika barang belum tersedia di database, tambahkan barang terlebih dahulu melalui menu “Manajemen Barang atau Jasa” atau “Database Barang atau Jasa”, kemudian kembali ke halaman Review & Mapping untuk melakukan mapping.
  • Cara 3: Hapus item
    Jika Anda tidak ingin memasukkan barang tertentu ke dalam Draft Pembelian, pilih Hapus Item.
    Item tersebut tidak akan dimasukkan ke dalam Draft Pembelian.