Cara Melakukan Absensi di Aplikasi Kasir Pintar

PostedOctober 9, 2023

ByTechnical Writer

Fitur absensi di Kasir Pintar hadir untuk memudahkan owner dalam mengelola absensi staf. Fitur ini juga membantu Anda memantau absensi staf secara fleksibel, dimana saja dan kapan saja hanya dengan mengakses website atau back office. Tak hanya itu, fitur absensi juga memberikan kemudahan kepada staf untuk melakukan absensi dengan cara yang lebih praktis, yaitu dengan mengambil foto selfie melalui aplikasi Kasir Pintar Pro atau Kasir Pintar POS.

Fitur absensi di aplikasi Kasir Pintar dapat diakses dengan minimal versi berikut:

Kasir Pintar Pro minimal versi 3.9.4
Kasir Pintar POS minimal versi 2.0.0

Untuk memulai menggunakan fitur ini, langkah pertama yang harus dilakukan oleh owner yaitu aktivasi Plugin StaffPlus dan mengatur jadwal kerja staf melalui website / back office Kasir Pintar. Setelah itu, staf dapat dengan mudah melakukan absensi melalui aplikasi Kasir Pintar sesuai dengan jadwal yang telah diatur, yang akan dijelaskan lebih lanjut pada artikel ini.

Berikut merupakan panduan untuk staf dalam melakukan proses absensi :

Cara Melakukan Absensi Masuk

Sebelumnya, pastikan perangkat yang digunakan untuk melakukan absensi terhubung ke internet dan dilengkapi dengan kamera. Setelah memastikan perangkat memenuhi persyaratan tersebut, staf dapat melakukan absensi masuk melalui aplikasi Kasir Pintar dengan cara berikut :

Buka menu Absensi yang terletak pada sidebar
Pada halaman Absensi, terdapat beberapa informasi yang perlu Anda ketahui berikut :
- Zona Waktu:
  Digunakan untuk memilih zona waktu yang sesuai dengan lokasi Anda saat melakukan absensi. Kasir Pintar hanya menyediakan 3 zona waktu, yaitu:
  - Waktu Indonesia Barat (WIB): UTC+7
  - Waktu Indonesia Tengah (WITA): UTC+8
  - Waktu Indonesia Timur (WIT): UTC+9
- Jam Server / Waktu Server:
  Waktu absensi akan dicatat berdasarkan jam server, bukan jam di perangkat Anda. Jam server ini akan mengikuti zona waktu yang Anda pilih. Perlu diperhatikan bahwa secara default, jam server Kasir Pintar menggunakan zona WIB (Waktu Indonesia Barat) UTC+7.
- Masuk:
  Tombol Masuk digunakan ketika Anda ingin memulai proses absensi.
- Lihat Riwayat Absensi:
  Opsi ini digunakan untuk melihat riwayat absensi yang telah Anda lakukan.
- Lihat Jadwal Masuk:
  Opsi ini digunakan untuk melihat jadwal kerja Anda yang telah ditentukan oleh owner.
Klik tombol Masuk untuk memulai proses absensi. Pastikan koneksi internet Anda stabil agar absensi dapat berjalan dengan lancar
Jika muncul pop up permintaan izin (permission) terkait lokasi dan kamera, harap izinkan permintaan ini. Izin lokasi diperlukan agar aplikasi dapat mendeteksi keberadaan Anda saat melakukan absensi

Sementara itu, izin kamera digunakan agar aplikasi dapat mengambil foto selfie Anda sebagai bukti bahwa Anda telah melakukan absensi masuk dan absensi pulang
Setelah izin diberikan, arahkan perangkat ke wajah Anda. Hal ini dilakukan agar aplikasi dapat mengambil foto Anda sebagai bukti absen masuk. Setelah foto diambil, klik tombol Ambil Foto
Selanjutnya, Anda dapat memilih beberapa opsi, yaitu :
- Ambil Ulang Foto:
  Opsi ini digunakan jika hasil foto yang telah Anda ambil sebelumnya kurang pas / sesuai, Anda dapat mengambil ulang foto sebagai bukti absensi yang lebih sesuai.
- Keterangan:
  Kolom ini digunakan untuk menambahkan catatan terkait dengan absen masuk Anda. Pengisian kolom keterangan bersifat opsional, Anda bebas memilih untuk mengisinya atau tidak.
- Masuk Sekarang:
  Tombol ini digunakan jika Anda ingin langsung melakukan absensi masuk, sehingga waktu absensi Anda akan tercatat di dalam sistem.
- Zona waktu:
  Zona waktu yang tertera di halaman ini merupakan zona waktu yang telah Anda pilih di halaman awal absensi.
- Jam Server / Waktu Server:
  Waktu absensi akan dicatat berdasarkan jam server, bukan jam di perangkat Anda. Jam server ini akan mengikuti zona waktu yang Anda pilih. Perlu diperhatikan bahwa secara default, jam server Kasir Pintar menggunakan zona WIB (Waktu Indonesia Barat) UTC+7.
Klik tombol Masuk Sekarang untuk melakukan absen masuk
Absen masuk dianggap berhasil jika muncul notifikasi “Berhasil Masuk” seperti yang terlihat pada gambar berikut

Catatan
Jika owner mengaktifkan hak akses “Sesuai Jadwal” pada akun staf, maka staf tersebut diharap melakukan absensi masuk sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan atau 30 menit sebelum jadwal masuk. Diluar jadwal yang telah ditentukan, staf tidak diperbolehkan melakukan absen (Absen akan gagal dilakukan).

Cara Melakukan Absensi Pulang

Setelah jam kerja berakhir, staf dapat melakukan absensi pulang melalui aplikasi Kasir Pintar, dengan cara berikut :

Buka menu Absensi yang terletak pada sidebar
Pada halaman Absensi, Anda akan menemukan countdown atau “waktu kerja sedang berjalan” yang menampilkan durasi kerja Anda pada hari ini. Informasi ini memungkinkan Anda untuk dengan mudah mengetahui berapa lama Anda telah bekerja. Untuk melanjutkan proses absen pulang, silahkan klik tombol Pulang
Arahkan perangkat ke wajah Anda. Hal ini dilakukan agar aplikasi dapat mengambil foto Anda sebagai bukti absen pulang. Setelah foto diambil, klik tombol Ambil Foto
Selanjutnya, Anda dapat memilih beberapa opsi, yaitu :
- Ambil Ulang Foto:
  Opsi ini digunakan jika hasil foto yang telah Anda ambil sebelumnya kurang sesuai, Anda dapat mengambil ulang foto sebagai bukti absensi yang lebih sesuai.
- Keterangan:
  Kolom ini digunakan untuk menambahkan catatan terkait dengan absen pulang Anda. Pengisian kolom keterangan bersifat opsional, Anda bebas memilih untuk mengisinya atau tidak.
- Pulang Sekarang:
  Tombol ini digunakan jika Anda ingin langsung melakukan absensi pulang, sehingga waktu absensi Anda akan tercatat di dalam sistem.
- Zona waktu:
  Zona waktu yang tertera di halaman ini merupakan zona waktu yang telah Anda pilih di halaman awal absensi.
- Jam Server / Waktu Server:
  Waktu absensi akan dicatat berdasarkan jam server, bukan jam di perangkat Anda. Jam server ini akan mengikuti zona waktu yang Anda pilih. Perlu diperhatikan bahwa secara default, jam server Kasir Pintar menggunakan zona WIB (Waktu Indonesia Barat) UTC+7.
Klik tombol Pulang Sekarang untuk melakukan absen pulang
Absen pulang dianggap berhasil jika muncul notifikasi “Berhasil Pulang” seperti yang terlihat pada gambar berikut

Catatan
Perlu diketahui bahwa setelah Anda melakukan absen pulang, Anda tidak bisa absen lagi pada hari yang sama atau mengakses menu transaksi hingga jadwal kerja berikutnya.

Informasi

Hak akses “Wajib Absensi”
Jika owner mengaktifkan hak akses “Wajib Absensi” pada akun staf, maka staf tersebut akan selalu diminta untuk melakukan absen sebelum melakukan transaksi, sehingga tidak perlu khawatir lupa absen.
*Lihat panduan cara mengatur hak akses fitur absensi di sini.
Hak akses “Sesuai Jadwal”
Jika owner mengaktifkan hak akses “Sesuai Jadwal” pada akun staf, maka staf tersebut diharap melakukan absensi masuk sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan atau 30 menit sebelum jadwal masuk. Diluar jadwal yang telah ditentukan, staf tidak diperbolehkan melakukan absen (Absen akan gagal dilakukan).
*Lihat panduan cara mengatur hak akses fitur absensi di sini.

FAQ

Apakah absensi dilakukan secara online?
Iya, proses absensi dilakukan secara online pada device masing-masing staf atau device yang disediakan oleh owner. Staf dapat melakukan absensi masuk dan pulang menggunakan akun masing masing yang telah diatur oleh owner.
Berapa kali sehari seorang staf dapat melakukan absensi?
Seorang staf hanya diperbolehkan untuk melakukan absensi satu kali dalam satu hari kerja.
Berapa lama foto hasil absensi staf akan disimpan?
Foto absensi staf akan disimpan selama kurang lebih 1-2 bulan sejak tanggal pengambilan foto absensi.
Bagaimana jika staf lupa melakukan absen pulang?
Jika staf lupa melakukan absen pulang, maka setelah melewati 24 jam, sistem akan mereset atau mengatur ulang waktu absensi Anda. Di laporan absensi staf tersebut, nantinya tercatat keterangan “Tidak melakukan absen pulang” dan total jam kerja tidak terhitung di sistem.
Apa yang harus dilakukan jika seorang staf melakukan absen masuk dan absen pulang dengan zona waktu yang berbeda?
Dalam kasus ini, staf harus melakukan absen pulang dengan mengacu pada jam server Kasir Pintar.
Artinya, jika seorang staf melakukan absen masuk dengan zona waktu WIB (UTC+7), maka staf tersebut juga harus melakukan absen pulang dengan menyesuaikan zona waktu WIB (UTC+7).

Contoh :
Staf Ani bekerja di PT. Jaya Makmur Surabaya dengan jam kerja selama 9 jam. Pada suatu hari, Ani melakukan absen masuk di Surabaya pukul 08.00 WIB (UTC+7) dan kemudian pergi ke Bali yang memiliki zona waktu WITA (UTC+8). Jika berada di Kota Surabaya, seharusnya Ani bisa absen pulang pukul 17.00 WIB. Namun, karena Bali memiliki perbedaan waktu satu jam lebih cepat dari Surabaya, maka Ani dapat melakukan absen pulang pada pukul 18.00 WITA ketika berada di Bali.
Bagaimana jika jam di perangkat Anda dan jam di server Kasir Pintar berbeda?
Jika Anda mengalami situasi tersebut, maka tampilan jam server Kasir Pintar akan berwarna merah, menunjukkan bahwa jam di perangkat Anda dan jam di server Kasir Pintar berbeda. Untuk mengatasi hal ini, yang perlu Anda lakukan adalah menyesuaikan jam pada perangkat Anda agar sesuai dengan jam server Kasir Pintar.

Contoh: Saat ini, pada perangkat yang digunakan staf Andi menunjukkan pukul 08.00 WIB, sedangkan waktu server Kasir Pintar menunjukkan pukul 08.30 WIB. Untuk mengatasi perbedaan ini, staf Andi dapat mengatur jam di perangkatnya agar sesuai dengan waktu server Kasir Pintar, yaitu pukul 08.30 WIB

Berikut merupakah contoh ilustrasi tampilan waktu server Kasir Pintar berwarna merah, yang menunjukkan bahwa jam di perangkat Anda dan jam di server Kasir Pintar berbeda.

Video Tutorial

Cara Melakukan Absensi di Aplikasi Kasir Pintar

Apakah artikel ini cukup membantu?

Apakah anda merasa terbantu dengan artikel ini atau ingin memberi masukan? Silahkan klik tombol dibawah. Masukan anda sangat berharga