Cara Import Data Pelanggan (Website/Back Office)

Fitur Import Data Pelanggan membantu Anda menambahkan banyak data pelanggan secara sekaligus menggunakan file excel dengan lebih cepat dan praktis, tanpa perlu input satu per satu.

Fitur ini hanya dapat diakses melalui website/back office Kasir Pintar. Berikut langkah-langkahnya:

1. Login ke website/back office Kasir Pintar menggunakan akun yang terdaftar.
   
   
2. Pilih menu Database → Pelanggan & Supplier → Pelanggan.
   
   
3. Klik Import Data Pelanggan untuk menambahkan banyak data pelanggan sekaligus menggunakan file Excel.
   
   
4. Klik tombol Unduh Template untuk mengunduh file template Excel.
   
   
5. Buka file template Excel yang sudah diunduh. Di dalam file tersebut terdapat contoh pengisian data pelanggan pada setiap kolom. Sebelum mulai mengisi data Anda sendiri, hapus terlebih dahulu contoh pengisian data yang ada.
   
   
   Silakan baca dan pahami ketentuan pengisian template Excel. Pastikan Anda mengikuti ketentuan berikut agar proses import berhasil :
   • File Excel hanya dapat diisi menggunakan MS Excel 2007 ke atas, LibreOffice, atau WPS Office.
   • Template hanya digunakan untuk menambah data pelanggan baru.
   • Maksimal import 2000 data pelanggan dalam satu file.
   • Kolom bertanda merah wajib diisi.
   • Kolom bertanda biru bersifat opsional.
   • Kolom Email dan Kode tidak boleh mengandung karakter seperti: koma (,), titik dua (:), titik koma (;), dan tanda petik (“).
   • Kolom Email tidak boleh mengandung hyperlink (tautan).
     
     
6. Selanjutnya, isi data pelanggan di file template excel yang telah diunduh.
   
   
   Ketentuan Pengisian Kolom Template Pelanggan
   Pastikan Anda memenuhi ketentuan berikut agar proses import berhasil :
   
   
   • Email Customer (wajib diisi)
     • Isi email pelanggan
     • Email tidak boleh sama (duplikat)
     • Email tidak boleh mengandung hyperlink.
       Jika ada hyperlink pada email: Blok cell → klik kanan → pilih Remove Hyperlink / Remove Link.
       
       
   • Nama Lengkap Customer (wajib diisi)
     Isi nama lengkap pelanggan.
     
     
   • No HP (wajib diisi)
     Isi nomor HP pelanggan yang aktif.
     
     
   • Alamat (wajib diisi)
     Isi alamat lengkap pelanggan.
     
     
   • Kode (Opsional)
     • Kode pelanggan tidak boleh sama dengan pelanggan lain.
     • Penulisan kode tidak boleh mengandung spasi (Contoh: 5-123)
     • Kolom ini boleh dikosongkan jika tidak digunakan.
       
       
   • Tipe Pelanggan (Khusus Pengguna Plugin Bisnis)
     Kolom “Tipe Pelanggan” digunakan untuk mengelompokkan pelanggan agar bisa mendapatkan harga khusus, seperti Grosir, Member, VIP, atau Reseller.
     • Jika ingin memasukkan pelanggan ke Tipe tertentu, pastikan Anda sudah membuat data Tipe Pelanggan di menu Database → Pelanggan → Tipe Pelanggan, lalu isi kolom ini sesuai nama Tipe Pelanggan yang sudah dibuat.
       👉 Pelajari selengkapnya: Pengenalan Fitur Tipe Pelanggan
       
       
7. Setelah selesai mengisi data, simpan file template tersebut dengan mengklik ikon Save di pojok kiri atas.
   
   
8. Kembali ke halaman Import Pelanggan via Excel di website/back office Kasir Pintar, lalu klik Pilih File untuk mengunggah file template yang telah diisi.
   
   
9. Pilih file template tersebut, dan pastikan format file (.xls) sesuai ketentuan.
   
   
10. Jika sudah, klik Submit File untuk memulai proses upload dan import data pelanggan.
    
    
11. Jika proses berhasil, data pelanggan akan tersimpan di sistem dan muncul pada halaman Daftar Pelanggan.
    
    Berikut contoh data pelanggan yang berhasil dimasukkan ke sistem.
    

Dengan fitur import data pelanggan, Anda dapat menambahkan banyak data pelanggan sekaligus dengan lebih cepat, sehingga pengelolaan data pelanggan menjadi lebih efisien.

Selamat Mencoba!

FAQs

• Apa yang terjadi jika format template saya ubah?
  Jika Anda mengubah nama kolom, menghapus kolom, atau mengubah urutan kolom pada template, sistem tidak dapat membaca file dengan benar sehingga proses import bisa gagal.
  Saran: Gunakan file template asli tanpa mengubah struktur kolom yang sudah tersedia.
  
  
• Mengapa data saya gagal di-import?
  Proses import bisa gagal jika ada data yang tidak sesuai aturan. Setelah file di upload, sistem akan menampilkan alasan error di kolom alasan_gagal pada file template. Beberapa penyebab yang dapat terjadi, seperti:
  • Email sama (duplikat)
  • Kolom “nama_lengkap_customer” ada yang kosong (belum diisi)
  • Kode pelanggan sama
  • Format file template diubah (nama kolom dihapus/diubah)
  • Ada hyperlink (tautan) di kolom “email_customer”
    
    
• Bagaimana cara memperbaiki jika gagal import file?
  Ikuti langkah-langkah berikut untuk memperbaiki data yang gagal diimpor:
  
  1. Download ulang file template yang berisi keterangan error.
  
  
  
  2. Buka file tersebut, lalu periksa kolom alasan_gagal untuk mengetahui penyebab data tidak berhasil diimpor.
  Gambar di bawah ini menunjukkan contoh gagal impor karena data pada file tidak sesuai ketentuan, seperti email berisi hyperlink, kolom nama pelanggan kosong, terdandapat kode pelanggan yang sama (duplikat).
  
  
  
  
  3. Perbaiki data sesuai dengan pesan error yang tertera pada kolom alasan_gagal.
  
  
  
  
  4. Setelah selesai, simpan ulang file dengan mengklik ikon Save di bagian kiri atas.
  
  
  
  5. Kembali ke halaman Import Data Pelanggan, lalu upload ulang file yang sudah diperbaiki.
  
  
  
  6. Klik Submit File untuk memulai proses impor.
  
  
  
  7. Jika proses berhasil, data pelanggan akan tersimpan di sistem dan muncul pada halaman Daftar Pelanggan.